Comment connecter les cerveaux ?
Les réunions Comment connecter les cerveaux ?
Article rédigé par Thomas WAELTERLE
Le sujet n’est pas particulièrement sexy, ni particulièrement d’actualité. Ou plutôt si, ce sujet est éternellement d’actualité : un équilibre doit être trouvé entre organiser trop de réunions (une réunion est chronophage) et pas assez (se réunir est primordial).
« Le temps c’est de l’argent », la réunion prend du temps donc c’est une dépense d’argent. Comment assurer un retour sur investissement ? Et comment ne pas être seulement dans une logique comptable dans une réunion ? En effet, les ressources sont humaines et non seulement comptables 😊.
On accuse souvent les réunions en entreprise de ne pas être productives. La première chose à se demander est : Ai-je vraiment besoin d’organiser cette réunion ? Un mail (détaillé) suffirait-il ?
Au delà de ces questions, les réunions permettent-elles l’émergence d’une intelligence collective ou sont elles simplement l’agrégat d’intelligences individuelles. Pour être productif et favoriser le brainstorming, il est nécessaire de rappeler quelques règles. Ces dernières seront évidentes pour certains (et c’est tant mieux), elles seront (peut-être) utiles pour d’autres.
Avant de faire une réunion, il faut établir un ordre du jour. Ce dernier permet de cadrer les sujets et de donner un point de départ aux échanges. Un ordre du jour dévoile l’objectif de votre réunion, permet de réfléchir aux sujets qui y seront évoqués et aide à garder le cap. Avant même que la réunion ne commence, je sais, à la lecture de l’ordre du jour, si ma présence est requise. Si elle ne l’est pas, je prends contact avec la personne qui m’a invitée pour comprendre les raisons de cette invitation (qui sait, j’ai peut-être des capacités que je ne connais pas 😊).
De plus, les personnes invitées sont déterminantes : il faut ici un équilibre entre demander la participation de tout le monde, au risque d’organiser une conférence, et celle de personne, au risque de retrouver devant une grande table…vide. Nous vous conseillons la matrice RACI (https://www.cadremploi.fr/editorial/conseils/conseils-carriere/detail/article/methode-raci-le-plus-court-chemin-pour-bien-gerer-vos-projets.html). Dans ce cas, il ne faudrait inviter que les réalisateurs (A) et éventuellement les consultés (C). Les responsables (R) et les informés (I) seront consultés/ prévenus plus tard.
| Theodore MOSBI | Marshall
ERIKSEUN |
Lily
ALDRINA |
Robin SCHERBATISKY | Barney STINGSON | |
| Tache 1 | R | A | C | I | R |
| Tache 2 | A | C | I | R | A |
| Tache 3 | C | I | R | A | C |
| Tache 4 | I | R | A | C | I |
Dans cet exemple, sur une réunion concernant la tache 2, les participants seront MM. MOSBI et STINGSON et éventuellement M.ERIKSEUN.
Un ordre du jour, des participants… la réunion peut commencer.
Ca y est, la réunion commence, pour certains, elle est attendue, pour d’autres, elle est redoutée, parfois les deux. Tout le monde est présent mais ils ont peut-être oublié de déposer (métaphoriquement 😊) leurs autres sujets avant de rentrer dans la salle de réunion. C’est le rôle de l’organisateur de cet échange de favoriser ce dépôt (par un discours introductif, un bris de glace ou un tour de table par exemple).
Le rôle de l’organisateur de la réunion est donc celui d’un MC (Master of ceremony ou main character), il donne la parole, recadre les participants qui s’éloignent du sujet, rappelle les objectifs etc. Ce rôle est d’autant plus important si la réunion se déroule en visio,
En effet, de plus en plus fréquentes, ces réunions nécessitent une discipline très importante pour que chacun puisse s’exprimer et entendre les autres. En fonction des participants, de l’organisation et de l’humeur générale, l’organisateur de la réunion devra faire preuve d’empathie pour mesurer la qualité des échanges, ne pas laisser de temps mort sans étouffer la prise de parole, avoir un rôle de TimeKeeper.
Suite à ces échanges (qui, on l’espère, ont été fructueux 😊) vient le temps de clôturer la réunion.
La clôture de la réunion présente une importance cruciale.
Tout d’abord, elle doit arriver au bon moment (plus facile à dire qu’à faire) : si elle arrive trop tôt, tous les points ne seront peut-être pas abordés, si elle arrive trop tard, le timing n’est pas respecté et les participants risquent d’être en retard pour leur prochain rendez-vous (et c’est un accro du respect des horaires qui vous le dit 😊). Cette clôture commencera par un rapide résumé des échanges. Ce rappel a un double intérêt : être sûr que tout les échanges ont été bien compris et valider les points à effectuer.
Ensuite, il est conseillé de (re-)faire un tour de table pour être sûr que tout le monde s’est bien exprimé sur tout les points nécessaires.
C’est à l’organisateur de resserrer ou d’alléger ce formalisme en fonction des besoins. Dans certains cas, certaines étapes pourront être passées, dans d’autres, elles devront être appuyées.
Sur le sujet de l’intelligence collective, nous vous recommandons l’excellente chaine YouTube « Fouloscopie » : https://www.youtube.com/@Fouloscopie
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